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Guide d’utilisation

Maintenance

En bref

Le module « Maintenance » suit vos interventions techniques : une fuite, une ampoule, un appareil en panne, ou une course pour un logement. Vous créez l’intervention, vous l’assignez à un technicien avec une date, il la réalise et la clôture avec un compte rendu et des photos. Vous saisissez ensuite le coût, et vous envoyez chaque mois à vos propriétaires le récapitulatif de leurs interventions pour validation avant refacturation.

Où le trouver

Menu « OPÉRATIONS » › « Maintenance ».

En haut de la page :

Bouton	À quoi il sert
« Nouvelle intervention »	Créer une intervention.
« Récap. propriétaires »	Envoyer le récapitulatif mensuel aux propriétaires. Voir Le récapitulatif mensuel.
« Exporter »	« Export pour facturation » en CSV : date de clôture, logement, titre et prix TTC.

Vos techniciens (les agents de maintenance de votre équipe) voient une page simplifiée avec leurs interventions : onglets « À faire », « En cours » et « Terminées ».

Créer une intervention

1. Cliquez sur « Nouvelle intervention ».

   

2. Saisissez le « Titre de l’intervention »* (par exemple « Fuite robinet salle de bain »).

3. Choisissez le « Logement (optionnel) ». Laissez « Aucun logement (mission générale) » pour une mission sans logement (un achat, une course…).

4. Choisissez le « Niveau d’urgence » : « Faible », « Moyenne », « Élevée » ou « Critique ».

5. Choisissez une « Date prévue » si elle est connue.

6. Écrivez la « Description »* du problème.

7. Cochez les « Matériaux nécessaires » pris dans votre Entrepôt, avec leur quantité. Vous ne pouvez pas en demander plus que le stock disponible.

8. Ajoutez des « Notes pour l’agent (optionnel) » : instructions ou contexte avant son arrivée.

9. Cliquez sur « Créer intervention ».

Assigner un technicien

1. Sur la carte de l’intervention, cliquez sur « Assigner » (ou « Réassigner »).
2. Choisissez le « Technicien ».
3. Ajoutez la « Date de l’intervention (optionnel) » et le « Créneau horaire (optionnel) » : indiquez l’heure exacte convenue, surtout si le logement est occupé.
4. Précisez l’« Occupation du logement (optionnel) » : « Non précisé », « Vacant » ou « Occupé ».
5. Validez.

Le technicien reçoit une notification « Nouvelle intervention ». S’il n’a pas accès au logement, Noé vous propose de lui donner l’accès.

S’il n’y a aucun technicien, la fenêtre affiche « Aucun agent de maintenance actif. Invitez-en un depuis la gestion des utilisateurs. » : ajoutez-le dans le menu « Utilisateurs ».

Suivre les interventions

Le bouton « Calendrier » / « Liste » change l’affichage. En liste, les interventions sont rangées par onglet :

Onglet	Ce qu’il contient
« Aujourd’hui »	Les interventions du jour, celles en cours et celles terminées aujourd’hui, en blocs « Critiques », « En attente », « En cours », « Terminées ».
« En retard »	Les interventions dont la date est passée et qui n’ont pas commencé.
« Demain »	Les interventions du lendemain.
« À venir »	Les interventions des jours suivants, jour par jour.
« À planifier »	Les interventions sans date. Assignez-les avec une date pour les placer au calendrier.
« Terminées »	Les interventions clôturées.

Filtrez avec « Rechercher une intervention… », l’urgence (« Toutes urgences », « Critique », « Élevée », « Moyenne », « Faible ») et le technicien (« Tous techniciens », « Non assigné », ou un nom).

Réaliser et clôturer

1. Le technicien (ou vous) clique sur « Commencer » : l’intervention passe « En cours ».
2. À la fin, il clique sur « Terminer ». La fenêtre « Terminer l’intervention » lui demande un « Compte rendu » (travaux effectués, pièces remplacées, points de vigilance) et des « Photos & vidéos ».
3. Il clique sur « Terminer l’intervention ».

À la clôture, les matériaux de l’intervention sont retirés du stock, et leur prix de revente est figé à ce moment-là.

La fiche d’une intervention

Cliquez sur une intervention pour ouvrir sa fiche :

• « Détails de l’intervention » : description, « Date prévue », « Créneau horaire », « Occupation », « Créée le ».
• « Accès au logement » : les codes et instructions d’arrivée, pour les rôles qui peuvent voir les codes d’accès.
• « Logement » et « Propriétaire ».
• « Matériel » : les matériaux associés.
• « Compte rendu de l’intervention » et « Photos & vidéos de l’intervention ».
• « Résumé » : statut (« En attente », « En cours », « Terminé », « Annulé »), urgence et technicien.
• « Coût de l’intervention » : la main d’œuvre et le prestataire. Le matériel consommé est ajouté séparément, à son prix de revente.
• La validation par le propriétaire : « Récapitulatif pas encore envoyé au propriétaire », « Récapitulatif envoyé au propriétaire, en attente de validation », « Validée par le propriétaire » ou « Contestée par le propriétaire : … ».
• « Historique », avec la durée de l’intervention.

Les boutons « Modifier » et la corbeille permettent de changer ou de supprimer l’intervention. Le logement ne peut plus être changé après la création. Une intervention terminée ne peut pas être supprimée : elle est conservée.

Le récapitulatif mensuel aux propriétaires

Avant de refacturer vos interventions, vous les faites valider par chaque propriétaire.

1. Cliquez sur « Récap. propriétaires ». La fenêtre « Récapitulatif mensuel des interventions » s’ouvre.

   

2. Choisissez le mois avec les flèches.

3. Pour chaque propriétaire, Noé montre ses interventions terminées du mois et le total. Les badges « … déjà envoyée(s) » et « … contestée(s) » vous aident à suivre.

4. Cochez les propriétaires à prévenir. Un propriétaire sans adresse e-mail (« aucune adresse e-mail renseignée ») ne peut pas recevoir le récapitulatif.

5. Cliquez sur « Envoyer (…) ».

Chaque propriétaire reçoit un e-mail avec le détail en PDF. Sans contestation de sa part dans le délai indiqué dans l’e-mail (7 jours par défaut), les interventions sont considérées comme validées et intégrées à sa prochaine facture. Renvoyer un récapitulatif fait repartir ce délai.

Ce délai se règle dans « Facturation » › « Paramètres » › « Validation maintenance (jours) » (module « Facturation », option). Voir Paramètres de facturation.

Côté propriétaire

Dans son espace (« PORTAIL PROPRIÉTAIRE » › « Maintenance »), le propriétaire voit chaque intervention « À valider », avec la main d’œuvre, le matériel refacturé et le « Total refacturé ». Il peut « Valider » tout de suite, ou « Contester » en donnant un motif. Il peut aussi répondre à l’e-mail. Voir Propriétaires et L’espace propriétaire.

Traiter une contestation

Dans « Récap. propriétaires », une intervention contestée affiche le motif du propriétaire et deux boutons :

• « Retirer de la facture » : elle ne sera pas refacturée.
• « Maintenir » : elle est maintenue et validée.

Exporter pour la facturation

Bouton « Exporter » :

• « Clôturées ce mois-ci » ;
• « Clôturées le mois dernier » ;
• « Toutes les clôturées » ;
• « Toutes les interventions » (sans date de clôture ni prix définitif).

Qui peut faire quoi

Ces droits se règlent dans les rôles, module « Maintenance ». Voir Rôles et permissions.

Action	Droit nécessaire
Créer une intervention	« Créer une intervention ».
Assigner un technicien	« Assigner ».
« Commencer » et « Terminer »	« Réaliser les interventions ».
Ajouter les photos avant/après	« Photos d’intervention ».
Saisir le coût	« Saisir le coût ».
Voir les codes d’accès	« Voir les codes d’accès ».
« Récap. propriétaires »	« Envoyer le listing aux propriétaires ».
« Exporter »	« Exporter ».
Supprimer	« Supprimer des interventions ».

Un technicien voit les interventions qui lui sont assignées. Si vous lui avez attribué des logements (menu « Utilisateurs », onglet « Attributions »), il ne voit que ceux-là.

Questions fréquentes

Mon technicien n’apparaît pas dans la liste. Il doit avoir un compte d’agent de maintenance actif dans « Utilisateurs ».

Je ne peux pas ajouter un matériau. Le stock disponible est insuffisant, ou l’article est archivé dans l’Entrepôt.

Le propriétaire n’a pas reçu le récapitulatif. Vérifiez son adresse e-mail dans la fiche du logement ou du propriétaire, puis renvoyez-le.

Je n’arrive pas à supprimer une intervention. Une intervention terminée est conservée pour le suivi et la facturation. Elle ne peut pas être supprimée.

Comment refacturer le matériel ? Donnez un « Prix de revente HT » à l’article dans l’Entrepôt. Il est ajouté au total de l’intervention à la clôture.