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Guide d’utilisation

Contrats et signatures

En bref

Noé vous permet de faire signer des documents en ligne, sans imprimer ni scanner :

• le contrat de location d’un séjour : Noé le prépare avec les informations de la réservation, vous le signez côté bailleur, puis le voyageur le signe depuis un lien reçu par e-mail ;
• les documents de vos propriétaires, comme le mandat de gestion, envoyés depuis l’onboarding d’un nouveau logement.

Le texte de chaque document, les informations à demander au signataire et les zones de signature se règlent dans des modèles.

Les baux de moyenne durée ont leur propre parcours : voir Moyenne durée.

Où les trouver

Ce que vous cherchez	Où
Le contrat d’un séjour	Sur la fiche de la réservation, carte « Contrat de location ».
Tous vos contrats de location	Menu « REVENUS » › « Moyenne durée » › onglet « Contrats » › « Contrats courte durée ».
La page d’un contrat	« Ouvrir la page du contrat » depuis la carte, ou « Ouvrir » dans la liste.
Vos modèles et les signatures des propriétaires	Menu « ORGANISATION » › « Onboarding » › onglet « Signature ». Le bouton « Modèle de contrat » de la liste des contrats y mène aussi.

Le contrat de location d’un séjour

Quand en faire un

Noé le met en avant pour les réservations directes (badge « Contrat recommandé » dans la liste). Une réservation Airbnb ou Booking.com suit déjà les conditions de la plateforme ; vous pouvez quand même générer un contrat si le propriétaire l’exige.

Il faut une adresse e-mail sur la fiche du voyageur pour lui envoyer le contrat. Sinon, Noé affiche « Aucune adresse e-mail sur la fiche voyageur : ajoutez-la pour pouvoir envoyer le contrat. »

Pas à pas

1. Ouvrez la réservation. Dans la carte « Contrat de location », cliquez sur « Générer le contrat ». Noé prépare le contrat avec les informations du séjour : « Contrat généré — relisez-le puis envoyez-le au voyageur ».
2. Cliquez sur « Prévisualiser le contrat » pour le relire tel que le voyageur le verra.
3. Cliquez sur « Signer en tant que bailleur ». Dans « Signature du bailleur », signez dans le cadre « Signez ici ». Votre signature est apposée avant l’envoi, pour que le voyageur reçoive un document déjà contresigné.
4. Cliquez sur « Envoyer pour signature ». Le voyageur reçoit l’e-mail « Votre contrat de location à signer » avec un lien pour signer en ligne.
5. Suivez l’avancement sur la carte : « Envoyé le … — pas encore ouvert », puis « Consulté le … — en attente de signature », puis « Signé le … ».
6. Une fois signé, cliquez sur « Télécharger le PDF signé ».

« Copier le lien de signature » copie le lien du voyageur, pour l’envoyer par un autre moyen (par exemple dans la Messagerie). « Relancer le voyageur » renvoie l’e-mail.

Ce que voit le voyageur

1. Il ouvre le lien de l’e-mail : « Signature de votre contrat de location ».
2. Si le modèle demande des informations, il les saisit d’abord (« Quelques informations »).
3. Il lit tout le document : « Lisez l’intégralité du document avant de signer ». Il doit le faire défiler jusqu’en bas (« Document lu ✓ »).
4. Il signe dans ses zones de signature. La signature est horodatée et tracée.
5. Il voit « Contrat signé ! » et reçoit par e-mail « Votre contrat de location signé / Your signed rental agreement », avec le PDF signé.

De votre côté, l’équipe de gestion reçoit une notification et un e-mail « Contrat de location signé ».

Les statuts du contrat

Statut	Ce que cela veut dire
« Brouillon »	Le contrat est généré, pas encore envoyé.
« Envoyé »	Le voyageur a reçu le lien, il ne l’a pas encore ouvert.
« Vu »	Le voyageur a ouvert le contrat, sans le signer.
« Signé »	Les deux parties ont signé. Le PDF signé est disponible.
« Expiré »	Le lien a dépassé sa date de validité : 30 jours après la génération du contrat.
« Annulé » (« Résilié » sur la page du contrat)	Le contrat a été résilié : son lien ne fonctionne plus.

Si la réservation est annulée, un contrat pas encore signé ne peut plus l’être.

La page du contrat

Elle rassemble tout le contrat :

• en haut : « Signer en tant que bailleur », « Envoyer pour signature » ou « Relancer le voyageur », « PDF signé » ;
• « Document » : l’aperçu du contrat ;
• « Séjour » : « Arrivée », « Départ », « Voyageurs », « Total du séjour », « Logement » ;
• « Voyageur » : « E-mail », « Téléphone » ;
• « Signature du bailleur » ;
• « Activité » : l’historique (« Contrat généré », « Envoyé au voyageur », « Ouvert par le voyageur », « Zone signée », « Signé », « Relance envoyée », « Résilié »).

Le menu « … » propose « Voir la réservation », « Copier le lien de signature », « Résilier le contrat » et « Supprimer définitivement ».

Action	Ce qui se passe
« Résilier le contrat »	Le contrat est conservé avec son historique, mais le lien de signature du voyageur cesse de fonctionner. Vous pouvez générer un nouveau contrat pour cette réservation.
« Supprimer définitivement »	Le contrat et les signatures déjà recueillies sont supprimés. Le lien cesse de fonctionner. C’est irréversible.

Tous vos contrats de location

Menu « REVENUS » › « Moyenne durée » › onglet « Contrats » › « Contrats courte durée ». La liste « Contrats de location » se filtre par étape :

Filtre	Ce qu’il montre
« À générer »	Les séjours à venir sans contrat.
« Brouillons »	Les contrats à contresigner ou à envoyer.
« En attente du voyageur »	Les contrats envoyés, pas encore signés.
« Signés »	Les contrats signés.
« Tous les contrats »	Tout, quel que soit l’état.

Chaque ligne indique le voyageur (avec « E-mail manquant » si besoin), le logement, le séjour et l’« État » : « Sans contrat », « À contresigner », « À envoyer », « En attente », « Signé » ou « Clos ». Le bouton d’action suit : « Générer », « Contresigner », « Envoyer » ou « Ouvrir », et l’icône de téléchargement du PDF signé.

Générer plusieurs contrats d’un coup : dans « À générer », cochez les réservations, puis cliquez sur « Générer les contrats ». Une réservation sans e-mail voyageur est passée (« Aucune adresse e-mail voyageur — contrat non généré. »).

Vos modèles de documents

Menu « ORGANISATION » › « Onboarding » › onglet « Signature » › « Modèles ».

En haut de l’onglet, quatre compteurs : « Sessions totales », « Signés », « Taux de signature » et « En attente ».

Les types de modèles

Badge	Usage
« Mandat »	Le mandat de gestion et les documents de vos propriétaires.
« Contrat de location »	Le contrat de location courte durée, généré depuis vos réservations.
« Autre »	Tout autre document à faire signer.

Les filtres « Tous », « Mandats » et « Contrats de location » apparaissent quand vous avez plusieurs types. Chaque carte montre le statut « Actif » ou « Inactif », le nombre de signatures et de zones, et « ✓ Contenu » si le texte est rempli.

Créer un modèle

1. Cliquez sur « Nouveau modèle ».
2. Donnez un « Nom du modèle » (par exemple « Mandat de gestion standard »), une « Description (optionnel) », et collez si vous voulez le « Contenu du document ».
3. Validez, puis cliquez sur « Éditer » sur la carte du modèle.

Modifier un modèle

L’éditeur a trois parties. Chaque modification est enregistrée toute seule : « Enregistrement… », puis « Enregistré ✓ ».

1. Le texte du document. Mettez en forme (titres, gras, couleurs, alignement…). Le panneau « Variables dynamiques » insère les informations remplies automatiquement : nom du propriétaire, adresse du bien, taux de commission, IBAN… et pour un contrat de location : dates et heures du séjour, nombre de nuits et de voyageurs, prix total, montant de la caution, coordonnées du bailleur, de la conciergerie (raison sociale, adresse, SIRET) et du voyageur.
2. « Champs à remplir par le signataire ». Le signataire les renseigne avant de voir le document (par exemple « Personne à contacter en cas d’urgence »). Pour chaque champ : « Libellé visible », clé, « Type » (« Texte court », « Texte long », « Email », « Téléphone », « Nombre »), « Placeholder » et « Texte d’aide (facultatif) ». Chaque clé devient une variable utilisable dans le texte.
3. « Blocs de signature ». « Ajouter un bloc » : « Signature », « Initiales », « Date » ou « Champ texte ». Dans « Propriétés du bloc », réglez le « Libellé », « Assigné à » (« Propriétaire », « Conciergerie » ou « Voyageur ») et « Obligatoire ». Les blocs apparaissent dans la zone « Signatures et paraphes », en pied de document.

Modifier un modèle ne change pas les contrats déjà générés : chaque contrat garde les informations du séjour au moment où il a été créé.

Les signatures de vos propriétaires

Les documents de vos propriétaires (mandat de gestion…) sont envoyés depuis le processus d’onboarding d’un logement. L’onglet « Signature » › « Sessions » les liste : « Aucune session de signature. Les sessions sont créées depuis le module d’onboarding. » tant qu’il n’y en a pas.

Statut	Ce que cela veut dire
« Non envoyé »	Le document est prêt, pas encore envoyé.
« Envoyé »	Le propriétaire a reçu le lien.
« Vu »	Il a ouvert le document.
« Signé »	Il a signé. Le bouton « PDF » télécharge le document signé, avec sa preuve de signature électronique (date, adresse IP, document).
« Expiré »	Le lien a dépassé sa date de validité.
« Annulé »	Le lien a été annulé.

Dans l’onboarding, le suivi « Signature électronique » montre chaque étape (« Mandat créé », « Envoyé au propriétaire », « Consulté par le propriétaire », « Signé électroniquement »), le « Lien de signature partageable » à copier, et le « Journal d’événements ».

Le propriétaire reçoit l’e-mail « Document à signer », suivi de l’adresse du bien. Il signe ses blocs depuis le lien ; vous pré-signez les blocs de la conciergerie avant l’envoi. À la fin, il voit « Document signé ! ».

Qui peut faire quoi

Ces droits se règlent dans les rôles. Voir Rôles et permissions.

Action	Droit nécessaire
Générer, contresigner, envoyer, résilier un contrat de location	« Contrats de location », module « Réservations ».
Voir les contrats de location	Le même droit « Contrats de location ». Sans lui, l’onglet « Contrats courte durée » n’apparaît pas, et la page d’un contrat affiche « Vous n’avez pas accès aux contrats de location. »
Modifier les modèles, voir les signatures des propriétaires	Accès au module « Onboarding ».

Dépannage

Ce que vous voyez	Pourquoi	Que faire
« Échec de la génération du contrat », ou le contrat ne peut pas être envoyé	La fiche du voyageur n’a pas d’e-mail.	Ajoutez l’e-mail du voyageur sur la réservation.
Pas de bouton « Envoyer pour signature »	Vous n’avez pas encore signé côté bailleur.	Cliquez sur « Signer en tant que bailleur ».
« Ce modèle de contrat ne comporte pas de zone de signature bailleur »	Le modèle n’a pas de bloc assigné à la conciergerie.	Ajoutez le bloc dans le modèle « Contrat de location ».
« Aperçu indisponible pour ce contrat. »	Le document ne peut pas être affiché pour le moment.	Réessayez plus tard, ou ouvrez la page du contrat.
Le voyageur voit « Ce lien a expiré. Demandez à votre conciergerie un nouveau lien. »	La date de validité du lien est passée.	Générez un nouveau contrat depuis la réservation, contresignez-le et envoyez-le.
Le voyageur voit « Ce lien a été annulé. »	Le contrat a été résilié.	Envoyez-lui le lien du nouveau contrat.
Le voyageur voit « Lien invalide »	Le lien est incomplet ou mal copié.	Utilisez « Copier le lien de signature » et renvoyez-le.
Le voyageur dit ne pas avoir reçu l’e-mail	L’e-mail est dans ses indésirables, ou l’adresse est fausse.	Vérifiez l’adresse, puis « Relancer le voyageur », ou copiez le lien dans la Messagerie.