# Utilisateurs

## En bref

Chaque personne qui travaille dans Noé a son propre compte : vos collègues, vos agents de ménage et de maintenance, vos sociétés de ménage et vos propriétaires. Le menu « Utilisateurs » vous permet de les inviter, de leur donner un **rôle** (ce qu’ils peuvent faire) et de choisir **les logements** qu’ils voient.

Pour régler le contenu des rôles eux-mêmes, voir [Rôles et permissions](/guide/roles-et-permissions).

## Où le trouver

Menu « ORGANISATION » › « Utilisateurs ». La page « Gestion des utilisateurs » a jusqu’à trois onglets, selon vos droits :

| Onglet | À quoi il sert | Réservé aux personnes qui peuvent… |
| --- | --- | --- |
| « Utilisateurs » | La liste des comptes, l’invitation, le rôle, les logements visibles, la désactivation. | Voir la gestion des utilisateurs (la colonne « Logements » : « Gérer l’accès aux logements »). |
| « Rôles » | Le contenu de chaque rôle. Voir [Rôles et permissions](/guide/roles-et-permissions). | « Gérer les rôles ». |
| « Attributions » | Les logements sur lesquels chaque agent intervient par défaut. | « Gérer l’accès aux logements ». |

Sans accès au module, la page affiche « Accès restreint » : « Votre rôle ne donne pas accès à la gestion des utilisateurs. »

## La liste des utilisateurs

![La page « Gestion des utilisateurs », onglet « Utilisateurs » : les onglets « Rôles » et « Attributions », la jauge d’utilisation (22 / 1000), la recherche, les filtres « Tous les rôles », statut et « Tous les accès », le bouton « Ajouter un utilisateur », et la liste : nom, e-mail, rôle, statut « Actif », colonne « Logements » (« Tous les logements », « Aucun » pour deux agents, « Tous » avec un cadenas pour l’administrateur), dernière connexion et actions](/images/guide/utilisateurs-1-liste.png)

Onglet « Utilisateurs ». En haut, le compteur « Utilisation » indique combien de comptes vous avez sur le nombre autorisé par votre offre (par exemple « 12 / 20 »).

Pour chaque personne : son nom (avec le badge « vous » sur votre propre ligne), son e-mail, son « Rôle », son « Statut » (« Actif » ou « Désactivé »), ses « Logements » et sa « Dernière connexion ».

Pour retrouver quelqu’un : la recherche « Rechercher par nom ou email... », le filtre de rôle (« Tous les rôles »), le filtre de statut (« Tous », « Actifs », « Désactivés ») et le filtre des logements (« Tous les accès », « Sans logement », « Accès limité », « Tous les logements »). La liste est découpée en pages : 25, 50 ou 100 personnes par page, avec « Précédent » / « Suivant ».

## Inviter une personne

![La fenêtre « Ajouter un utilisateur » : « Un email avec un mot de passe temporaire et le lien de connexion sera envoyé à l’utilisateur. L’accès aux logements démarre vide : vous pourrez choisir ses logements juste après. », les champs « Nom », « Email » et « Rôle » (Employé), et les boutons « Annuler » et « Créer »](/images/guide/utilisateurs-2-ajouter.png)

1. Cliquez sur **« Ajouter un utilisateur »**.
2. Saisissez son « Nom » et son « Email ».
3. Choisissez son « Rôle ». Les rôles d’origine sont : « Administrateur », « Superviseur », « City Manager », « Employé », « Agent de maintenance », « Agent de ménage » et « Propriétaire », plus les rôles que vous avez créés.
4. Cliquez sur **« Créer »**.
5. Cliquez sur **« Choisir ses logements »** pour lui ouvrir tout de suite les logements qu’elle doit voir (ou « Terminer » pour le faire plus tard).

La personne reçoit un e-mail avec un **mot de passe temporaire** et le lien de connexion. Elle devra choisir son propre mot de passe à la première connexion.

Si l’adresse avait déjà un compte Noé (chez une autre conciergerie, par exemple), Noé affiche « Compte lié » : l’accès à votre espace est ajouté, aucun e-mail n’est envoyé, et son mot de passe actuel ne change pas.

:::caution{title="L’accès aux logements démarre vide"}
Un nouveau compte **ne voit aucun logement** tant que vous ne lui en donnez pas : « Choisir ses logements » juste après l’invitation, ou plus tard depuis sa ligne (voir [Limiter les logements visibles](#limiter-les-logements-visibles)). Le filtre « Sans logement » retrouve les comptes oubliés. Les propriétaires font exception : ils voient automatiquement leurs logements.
:::

Le bouton « Ajouter un utilisateur » est grisé avec « Limite du plan atteinte » quand le compteur « Utilisation » est plein. Désactivez ou supprimez des comptes inutilisés, ou faites évoluer votre offre.

### Les comptes qui se créent ailleurs

| Type de compte | Où le créer |
| --- | --- |
| Une société de ménage | Dans le module « Ménage », car une société correspond à un accès. Ce rôle n’est pas proposé dans « Ajouter un utilisateur ». Voir [Attribuer les ménages](/guide/menage-attribution). |
| Un propriétaire | Le plus souvent depuis la fiche de son logement, section « Propriétaire ». Voir [Propriétaires](/guide/proprietaires#donner-un-accès-à-un-propriétaire). |
| Un co-propriétaire | Fiche du logement › « Co-propriétaires ». |

## Changer le rôle d’une personne

Dans la colonne « Rôle », choisissez un autre rôle dans la liste. Le changement s’applique tout de suite (« Rôle mis à jour »). Vous ne pouvez pas changer votre propre rôle.

## Modifier le nom ou l’e-mail

Menu « … » de la ligne › **« Modifier nom / email »**. Changer l’e-mail **déconnecte** la personne de tous ses appareils : elle devra se reconnecter avec la nouvelle adresse.

## Réinitialiser un mot de passe

Menu « … » de la ligne › **« Réinitialiser mot de passe »** › « Réinitialiser ».

Noé génère un **mot de passe temporaire** et l’affiche à l’écran, avec un bouton pour le copier. Transmettez-le à la personne : elle choisira un nouveau mot de passe à sa prochaine connexion. Toutes ses sessions en cours sont fermées.

:::tip{title="La personne peut aussi le faire seule"}
Sur la page de connexion, « Mot de passe oublié ? » lui envoie un lien par e-mail. Voir [Premiers pas](/guide/premiers-pas#mot-de-passe-oublié).
:::

## Désactiver ou supprimer un compte

| Action | Ce qui se passe | Quand l’utiliser |
| --- | --- | --- |
| **« Désactiver »** | La personne ne peut plus se connecter. Son historique est conservé. « Activer » lui rend l’accès. | Un départ, une pause, un remplaçant temporaire. |
| **« Supprimer définitivement »** | Le compte est retiré de votre espace (accès, attributions, sessions). C’est irréversible, mais la personne pourra être réinvitée plus tard. | Proposé seulement pour un compte déjà désactivé. |
| **« Retirer… »** | Pour un agent de ménage, de maintenance ou une société de ménage : ses missions à venir sont transférées avant le retrait. | Un prestataire qui arrête de travailler avec vous. |

Vous ne pouvez pas désactiver ni supprimer votre propre compte.

### Retirer un prestataire

« Retirer… » ouvre une fenêtre qui analyse l’impact : « missions à venir », « logements couverts », « missions passées ». **Ses missions à venir ne sont jamais supprimées.**

1. Dans « Qui reprend ses missions et ses logements ? », choisissez un autre agent ou une société, ou « Personne — réassignation automatique ». Dans ce dernier cas, l’assignation automatique cherche quelqu’un ; sans solution, les missions restent « à assigner ».
2. Si la personne choisie n’a pas accès à certains logements, cochez la case pour lui donner l’accès.
3. Choisissez ce que devient le compte :
   - « Archiver » : connexion coupée, il n’est plus proposé nulle part, l’historique est conservé et le compte est réactivable ;
   - « Supprimer définitivement » : retiré de l’espace, l’adresse e-mail peut être réutilisée, l’historique garde son nom.
4. Validez.

Les missions déjà démarrées restent en l’état.

## Limiter les logements visibles

Onglet **« Utilisateurs »**, colonne **« Logements »**. Elle montre ce que chaque personne voit réellement :

| Affichage | Ce que ça veut dire |
| --- | --- |
| « Tous les logements » | Elle voit tous les logements, existants et futurs. |
| « Tous » avec un cadenas | Un administrateur : il voit toujours tout, ce n’est pas modifiable. |
| « 12 logements » | Une sélection, avec le nombre de portefeuilles et de groupes choisis. |
| « via attributions » | Un agent de ménage ou de maintenance sans accès réglé : il voit les logements de ses attributions. |
| « ses logements » | Un propriétaire : il voit toujours ses propres logements. |
| « Aucun » | Elle ne voit aucun logement. À régler, sauf si c’est voulu. Pour un propriétaire, c’est qu’aucun logement n’est rattaché à son compte : rattachez-le depuis la fiche du logement, section « Propriétaire » (voir [Propriétaires](/guide/proprietaires)). |

1. Cliquez sur ce résumé, ou menu « … » de la ligne › **« Gérer les logements »**.
2. Choisissez :
   - **« Tous les logements »** : elle voit tous les logements existants et futurs. Pour un agent de ménage ou de maintenance, cette option s’appelle **« Selon ses attributions »** : il ne voit que les logements de ses attributions. Pour un propriétaire, **« Ses propres logements »** ;
   - **« Sélection personnalisée »** : elle ne voit que les logements cochés et ceux des portefeuilles choisis.
3. En sélection personnalisée, deux façons d’ajouter des logements, cumulables :
   - **par propriétaire** (« Accès par propriétaire / gestionnaire ») : tous les logements de ce propriétaire, **y compris ceux ajoutés plus tard** ;
   - **logement par logement**, dans la liste (« Sélectionner la page » coche toute la page).
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Les comptes Administrateur affichent « Tous » avec un cadenas : ils voient toujours tous les logements.

:::note{title="Portefeuille introuvable"}
Si un propriétaire choisi comme portefeuille n’existe plus dans votre espace, Noé l’indique (« Portefeuille introuvable »). Enregistrez pour le retirer : les autres portefeuilles restent appliqués.
:::

## Les attributions des agents

Onglet **« Attributions »** (« Attributions opérationnelles »). Pour chaque agent de ménage (« Agents de ménage ») et de maintenance (« Agents maintenance »), vous définissez les logements sur lesquels il intervient **par défaut**. Vos responsables d’équipe redistribuent ensuite les missions du quotidien dans « Ménage » et « Maintenance ».

1. Cliquez sur le bouton de la ligne de l’agent.
2. Ajoutez des logements un par un, ou tous ceux d’un propriétaire avec « Ajouter les logements d’un propriétaire… ».
3. Cliquez sur « Enregistrer les attributions ».

:::caution{title="Les attributions limitent aussi ce que voit l’agent"}
Pour les agents de ménage et de maintenance, définir des attributions restreint leur visibilité : ils ne voient plus que les logements attribués (calendrier, réservations, tâches). Laisser les attributions vides ne remet pas leur accès à zéro : ajustez-le avec « Gérer les logements » sur leur ligne de l’onglet « Utilisateurs ».
:::

## Qui peut faire quoi

Ces droits se règlent dans les rôles, module « Gestion Utilisateurs ».

| Action | Droit nécessaire |
| --- | --- |
| Inviter une personne | « Inviter des utilisateurs » |
| Changer un rôle, modifier un nom ou un e-mail, désactiver, activer | « Modifier les comptes » |
| Réinitialiser un mot de passe | « Réinitialiser les mots de passe » |
| Créer et modifier des rôles | « Gérer les rôles » |
| Régler les logements visibles (« Gérer les logements ») et les « Attributions » | « Gérer l’accès aux logements » |
| Masquer des modules pour tout l’espace | « Gérer les fonctionnalités actives » |
| Supprimer définitivement, retirer un prestataire | « Supprimer des utilisateurs » |

## Questions fréquentes

**Un nouveau collègue ne voit aucun logement.**
Son accès aux logements démarre vide. Sur sa ligne, menu « … » › « Gérer les logements » › « Tous les logements » ou une sélection.

**La personne n’a pas reçu son invitation.**
Vérifiez l’adresse et ses courriers indésirables. Sinon, « Réinitialiser mot de passe » vous donne un mot de passe temporaire à lui transmettre directement.

**« Compte lié » s’affiche au lieu de « Invitation envoyée ».**
L’adresse avait déjà un compte Noé. La personne se connecte avec son mot de passe habituel, en choisissant votre espace.

**Je ne trouve pas le rôle « Société de ménage » dans la liste.**
C’est normal : une société de ménage se crée depuis le module « Ménage ».

**Je ne peux pas modifier ma propre ligne.**
Par sécurité, personne ne peut changer son propre rôle, ni désactiver ou supprimer son propre compte. Demandez à un autre administrateur.

**Un agent voit trop de logements, ou pas assez.**
Vérifiez ses deux réglages : sa colonne « Logements » (« Gérer les logements ») et ses « Attributions ». Des attributions restreignent sa visibilité aux logements attribués.