# Moyenne durée

## En bref

Le module « Moyenne durée » gère vos **locations meublées de 1 à 12 mois** : un salarié en mission, un étudiant, une famille en relocation. Vous créez la location une fois, et Noé s’occupe du reste :

- les dates sont **bloquées** dans votre calendrier et sur vos plateformes ;
- les **appels de loyer** sont calculés mois par mois ;
- le **bail** est pré-rempli puis signé en ligne par les deux parties ;
- les **quittances** et les **relances** peuvent partir toutes seules ;
- le **dépôt de garantie** est suivi jusqu’à sa restitution.

Menu « REVENUS » › **« Moyenne durée »**.

## Les onglets

| Onglet | Ce que vous y faites |
| --- | --- |
| « Aperçu » | Les chiffres clés et la liste « À faire ». |
| « Locations » | Toutes vos locations, et la fiche de chacune. |
| « Loyers » | Tous les appels de loyer, mois par mois. |
| « Contrats » | Les baux moyenne durée, les contrats courte durée et vos modèles de bail. |
| « Mandats » | Les mandats de gestion confiés par les propriétaires. |
| « Prospects » | Vos locataires potentiels, jusqu’à la signature. |
| « Paramètres » | Les réglages par défaut et les envois automatiques. Réservé aux personnes qui ont l’accès complet au module. |

### L’aperçu

![La page « Moyenne Durée », onglet « Aperçu » : le bouton « Nouvelle location », les onglets Locations, Loyers, Contrats, Mandats, Prospects et Paramètres, les compteurs (locations en cours, logements occupés, loyers du mois, impayés, fins de bail à 45 jours, commissions de l’année) et la carte « À faire » (« Tout est à jour »)](/images/guide/moyenne-duree-1-apercu.png)

Six chiffres : « Locations en cours » (et combien sont « à venir »), « Logements occupés », « Loyers du mois » (avec le pourcentage encaissé), « Impayés » (avec le nombre d’appels en retard), « Fins de bail (45 j) » et « Commissions » de l’année.

Dessous, la liste **« À faire »** vous dit quoi faire, avec un bouton pour le faire :

| À faire | Bouton |
| --- | --- |
| « Loyer en retard » | « Relancer » |
| « Dépôt de garantie à encaisser » | « Encaisser » |
| « Bail à rédiger » | « Préparer le bail » |
| « Bail à signer et envoyer » | « Signer » |
| « Appel de loyer à envoyer » | « Envoyer » |
| « Bail en attente du locataire » | « Voir » |
| « Dépôt de garantie à restituer » | « Restituer » |
| « Fin de bail proche » | « Voir » |

Quand tout est fait : « Tout est à jour ».

## Créer une location

1. Cliquez sur **« Nouvelle location »**.
2. **« Logement »** : choisissez le logement et, si vous en avez un, le « Mandat de gestion » du propriétaire.
3. **« Locataire »** : le « Nom » (« Prénom Nom ou société »), l’« E-mail », le « Téléphone », la « Date de naissance », le « Lieu de naissance », la « Nationalité » et l’« Adresse actuelle ». Ces informations remplissent la désignation du locataire dans le bail. L’**e-mail est nécessaire** pour envoyer le bail et les loyers.
4. **« Origine »** : « Direct », « Airbnb », « Booking.com », « Homelike », « Wunderflats », « Agence de relocation » ou « Autre ».
5. **Les dates** : « Entrée » et « Fin du bail (inclus) ». Noé vérifie aussitôt le calendrier :
   - « Logement libre sur ces dates · 92 jours (~3 mois) » ;
   - ou « Déjà occupé sur une partie de la période », avec la liste des séjours en conflit. Pour enregistrer malgré tout, cochez « Enregistrer malgré tout ».
6. **« Loyer »** : « Loyer mensuel HC (€) », « Charges mensuelles (€) », « Jour d’échéance », « Dépôt de garantie (€) », « Commission (%) », « Frais de ménage facturés (€) » et « Frais de dossier facturés (€) ». Si vous partagez la commission avec un partenaire, indiquez la « Part de la conciergerie (%) ».
7. **« Calendrier »** :
   - « Bloquer le calendrier » : ferme ces dates dans le calendrier et sur vos plateformes. Le jour de départ reste réservable.
   - « Ménage de départ » : planifie un ménage le jour de fin du bail.
8. Ajoutez des « Notes internes » si besoin, puis cliquez sur **« Créer la location »**.

Le message « Location créée — loyers planifiés » le confirme, et la fiche de la location s’ouvre sur son bail.

:::caution{title="Bail mobilité et dépôt de garantie"}
Pour un bail mobilité (1 à 10 mois), aucun dépôt de garantie ne peut être exigé du locataire. Noé vous le rappelle si vous en saisissez un sur une location de 10 mois ou moins.
:::

:::note{title="Dans le calendrier"}
Une location dont le calendrier est bloqué apparaît dans le planning comme un blocage « Location moyenne durée — nom du locataire ». Il se modifie depuis la location, pas depuis le calendrier. Voir [Bloquer des dates](/guide/bloquer-des-dates).
:::

## La fiche d’une location

Onglet « Locations », cliquez sur une location. En haut : le locataire, le statut, l’état du bail, le logement, les dates et la durée en mois. Quatre onglets : « Aperçu », « Bail », « Loyers », « Dépôt de garantie ».

### Aperçu

- **« Locataire »** : ses coordonnées et l’« Origine ». « E-mail manquant : nécessaire pour le bail et les loyers. » s’il n’y en a pas.
- **Le logement** : le logement, l’« Entrée », la « Fin du bail », le « Mandat » et l’état du « Calendrier » (« Bloqué » ou « Non bloqué »).
- **« Loyer »** : le « Loyer mensuel HC », les « Charges », l’« Échéance » (« le 5 du mois », par exemple) et le « Dépôt de garantie ».
- **Les montants** : « Loyers sur la période », « Commission » (avec son taux et sa base), « Votre part » et celle du partenaire, « Frais de ménage » et « Frais de dossier » (facturés avec le 1er appel de loyer).

### Les statuts d’une location

| Statut | Ce que cela veut dire |
| --- | --- |
| « À venir » | L’entrée n’a pas encore eu lieu. |
| « En cours » | Le locataire est dans le logement. |
| « Terminée » | La fin du bail est passée. |
| « Annulée » | La location a été annulée. |

Noé met les statuts à jour chaque matin.

### Modifier, annuler, supprimer

- **« Modifier »** : rouvre le formulaire de la location (dates, loyer, calendrier…).
- **« Annuler la location »** (menu « … ») : le calendrier est libéré, les loyers pas encore émis sont supprimés et le bail ne peut plus être signé. Les documents déjà envoyés restent archivés.
- **« Supprimer définitivement »** : possible seulement tant qu’aucun loyer n’a été envoyé ou encaissé et que le bail n’est pas signé.

## Le bail

### Préparer et signer le bail

1. Sur la fiche, onglet **« Bail »**, choisissez un **« Modèle de bail »**, puis cliquez sur **« Préparer le bail »**. Le bail est pré-rempli avec le locataire, le logement, les dates et le loyer.
2. S’il manque des informations au modèle, Noé l’indique (« 2 informations à compléter : … »). Cliquez sur **« Compléter le bail »**, remplissez, puis « Compléter le bail ». Certaines informations sont enregistrées aussi sur la location ; d’autres (logement, propriétaire, facturation) sont à renseigner sur leur fiche pour les baux suivants. Vous pouvez aussi cliquer sur « Plus tard ».
3. Relisez le texte. « Modifier le texte » permet de l’ajuster : chaque enregistrement crée une **nouvelle version** (« Historique des versions », avec « Restaurer »).
4. Cliquez sur **« Signer en tant que bailleur »** : votre signature est apposée avant l’envoi.
5. Cliquez sur **« Envoyer au locataire »**, ajoutez un message si vous le souhaitez, puis « Envoyer ». Vous pouvez aussi « Copier le lien ».

Le locataire reçoit l’e-mail **« Votre bail à signer »** avec un lien pour signer en ligne. Le lien est valable un temps limité (« Lien valable jusqu’au … »).

Quand il a signé :

- vous recevez une notification « Bail signé » dans Noé ;
- le locataire reçoit l’e-mail **« Votre bail signé »**, avec le bail signé en PDF ;
- le bail passe en « Bail signé » et se télécharge avec « Bail signé ».

### Les états du bail

| État | Ce que cela veut dire |
| --- | --- |
| « Sans bail » / « À rédiger » | Aucun bail préparé. |
| « Bail en préparation » | Le brouillon est prêt : relisez-le, signez-le, envoyez-le. |
| « En signature » | Envoyé au locataire, en attente de sa signature (« Envoyé le … — pas encore ouvert » ou « ouvert le … »). |
| « Bail signé » | Signé par les deux parties. |

### Les autres actions du bail

- **« Importer un bail signé (PDF) »** : si le bail a été signé sur papier, archivez le PDF dans Noé.
- **« Annuler la signature »** : le lien envoyé au locataire cesse de fonctionner et le bail redevient un brouillon modifiable.
- **« Supprimer le bail »** : le bail et ses versions sont supprimés ; vous pouvez en préparer un nouveau.

Un bail en cours de signature ne peut pas être modifié : annulez d’abord la signature.

### Les modèles de bail

Onglet « Contrats » › **« Modèles de bail »**.

- **« Bibliothèque de modèles »** : des modèles de base rédigés d’après les textes en vigueur. Cliquez sur « Ajouter à mes modèles ». Les mentions « __________ » sont à compléter dans le bail. C’est une base de travail : faites-la relire par votre conseil pour les situations particulières.
- **« Nouveau modèle »** : donnez un « Nom », un « Type » (« Bail mobilité », « Bail meublé », « Bail classique », « Location saisonnière » ou « Personnalisé ») et rédigez les clauses. Insérez des variables : elles sont remplies avec les données de la location au moment de créer le bail.
- Cochez « Proposé par défaut pour les nouveaux baux » sur votre modèle principal (badge « Par défaut »).
- Dupliquez ou supprimez un modèle avec ses boutons.

Modifier ou supprimer un modèle ne change pas les baux déjà créés : chaque bail garde son propre texte.

### Tous vos contrats

Onglet « Contrats » :

- **« Baux moyenne durée »** : tous vos baux, filtrés par « À signer et envoyer », « En attente du locataire » ou « Signés », avec leur PDF.
- **« Contrats courte durée »** : les contrats de location générés depuis vos réservations. Voir [Réservations](/guide/reservations#le-contrat-de-location).

## Les loyers

### Comment Noé calcule les appels de loyer

À la création de la location, Noé planifie **un appel de loyer par mois**, du mois d’entrée au mois de fin. Le premier et le dernier mois sont calculés **au prorata** des jours occupés. Les frais de ménage et de dossier sont ajoutés au premier appel.

### L’onglet « Loyers »

Il liste tous les appels, mois par mois, avec « Locataire », « Période », « Échéance », « Montant », « État » et « Actions ». Filtrez par « Tous », « En retard », « Planifiés », « Émis », « Envoyés » ou « Payés ». Les totaux « Dû », « Encaissé » et « En retard » s’affichent en haut. « En retard » montre tous les loyers en retard, quel que soit le mois.

| État | Ce que cela veut dire |
| --- | --- |
| « Planifié » | L’appel est prévu, pas encore émis. |
| « Émis » | Le PDF de l’appel est prêt. |
| « Envoyé » | L’appel a été envoyé au locataire. |
| « En retard » | L’échéance est passée et le loyer n’est pas soldé. |
| « Payé » | Le loyer est encaissé. |

### Agir sur un appel de loyer

Le bouton principal de chaque ligne change selon l’état : « Envoyer », « Encaisser » ou « Quittance ». Le menu « … » propose aussi :

- « Télécharger l’appel de loyer » (ou « Aperçu de l’appel de loyer ») ;
- « Émettre le PDF » ;
- « Envoyer au locataire » / « Renvoyer au locataire » : le locataire reçoit l’e-mail **« Appel de loyer — mois »** avec le PDF ; vous pouvez ajouter un mot ;
- « Envoyer une relance » (loyer en retard) : e-mail **« Rappel : loyer de mois »** ;
- « Enregistrer un paiement » ;
- « Émettre la quittance », « Envoyer la quittance » (e-mail **« Quittance de loyer — mois »**), « Télécharger la quittance » ;
- « Modifier le montant » (loyer, charges, échéance), tant que l’appel n’est pas envoyé ;
- « Annuler le paiement » : l’appel redevient dû ; une quittance pas encore envoyée est supprimée avec lui ;
- « Supprimer l’appel » : il disparaît de l’échéancier. Si les dates ou le loyer ont changé, modifiez plutôt la location.

Il faut l’e-mail du locataire sur la location pour envoyer un appel ou une quittance.

### Enregistrer un paiement

1. Cliquez sur « Encaisser » (ou « Enregistrer un paiement »).
2. Saisissez le « Montant reçu (€) » (Noé propose le reste à payer), la « Date de réception » et le « Moyen de paiement » : « Virement », « Prélèvement », « Chèque », « Espèces », « Carte » ou « Autre ».
3. Cliquez sur « Enregistrer ».

Si le montant solde l’appel : « Loyer encaissé ». Sinon : « Paiement partiel enregistré », et l’appel reste dû pour le reste.

:::note{title="Bon à savoir"}
Noé n’encaisse pas les loyers pour vous : le locataire paie selon les « Modalités de paiement » imprimées sur l’appel (par exemple par virement), et vous enregistrez le paiement reçu.
:::

## Le dépôt de garantie

Onglet « Dépôt de garantie » de la location :

| État | Ce que cela veut dire |
| --- | --- |
| « Non demandé » | Pas de dépôt demandé. « Demander au locataire » le passe en « À encaisser ». |
| « À encaisser » | Le dépôt est attendu. |
| « Encaissé » | Vous l’avez reçu. |
| « Restitué en partie » | Une partie a été rendue, avec des retenues. |
| « Restitué » | Rendu en totalité. |
| « Conservé » | Gardé en totalité. |

1. À réception, cliquez sur **« Marquer comme encaissé »** et indiquez la « Date de réception ».
2. Après l’état des lieux de sortie, cliquez sur **« Restituer »** et choisissez : « Restitution intégrale », « Restitution partielle (retenues) » (avec le « Montant restitué (€) » et le « Motif des retenues ») ou « Dépôt conservé en totalité ». Indiquez la « Date », puis « Enregistrer ».

À la fin de la location, Noé rappelle : « Le dépôt doit être restitué sous un mois si l’état des lieux de sortie est conforme, deux mois sinon. »

Pas de dépôt sur la location ? Modifiez la location pour en ajouter un.

## Mandats et prospects

### Les mandats de gestion

Onglet « Mandats » : les mandats confiés par les propriétaires pour louer leur logement en moyenne durée.

Cliquez sur « Nouveau mandat » : « Logement », « Propriétaire », « E-mail du propriétaire », « Début », « Fin », « Loyer cible (€ / mois) », « Commission (%) », « Statut » (« Actif », « Expiré », « Résilié ») et « Notes ». Rattachez ensuite chaque location à son mandat. Noé passe un mandat en « Expiré » quand sa date de fin est dépassée.

Supprimer un mandat conserve les locations rattachées : elles sont simplement détachées du mandat.

### Les prospects

Onglet « Prospects » : vos locataires potentiels, entreprises et agences de relocation.

1. Cliquez sur « Nouveau prospect » : « Nom », « E-mail », « Téléphone », « Type » (« Particulier », « Entreprise », « Agence de relocation », « Partenaire »), « Étape », « Valeur estimée (€) », « Dernier contact », « Suivi par » et « Notes ».
2. Faites avancer l’« Étape » : « Prospection », « Premier contact », « Proposition envoyée », « Négociation », « Signé », « Terminé » ou « Abandonné ».
3. Quand le prospect est prêt à louer, menu « … » › **« Créer une location »** : le formulaire de location s’ouvre à partir du prospect.

Filtres : « En cours », « Signés », « Clos », « Tous ».

## Les paramètres

Onglet « Paramètres » (accès complet au module) :

- **« Valeurs par défaut »** : « Commission (%) », « Jour d’échéance » et « Bloquer le calendrier », appliqués à chaque nouvelle location et modifiables au cas par cas.
- **« Partenaire »** : si vous partagez la commission avec un apporteur ou une agence, son « Nom du partenaire » et « Votre part de la commission (%) ».
- **« Base de commission »** : la commission est toujours calculée sur les loyers, hors charges. Cochez « Inclure les frais de ménage » et « Inclure les frais de dossier » pour les ajouter.
- **« Automatisation des loyers »**, chaque matin à 8 h, chaque document n’étant envoyé qu’une fois :
  - « Émettre les appels de loyer » : génère le PDF quelques jours avant l’échéance (« Jours avant l’échéance ») ;
  - « Les envoyer au locataire » : par e-mail, PDF joint ;
  - « Quittance automatique » : émise dès qu’un paiement solde l’appel ;
  - « Envoyer la quittance » : par e-mail au locataire ;
  - « Relance des impayés » : une relance par e-mail après l’échéance (« Jours après l’échéance »).
  
  Seules les locations avec l’e-mail du locataire reçoivent leurs appels.
- **« Modalités de paiement »** : le texte imprimé sur chaque appel de loyer (IBAN, référence à indiquer…).

Cliquez sur « Enregistrer ».

:::note{title="Qui peut le faire ?"}
Créer et modifier des locations demande le droit de modification du module. Préparer et envoyer les baux demande « Gérer les baux » ; les appels de loyer, paiements et quittances, « Gérer les paiements » ; supprimer, le droit « Supprimer ». Voir [Rôles et permissions](/guide/roles-et-permissions).
:::

## Questions fréquentes

**Le bouton « Envoyer » est grisé.**
La location n’a pas d’e-mail de locataire. Ajoutez-le avec « Modifier ».

**Je ne peux pas modifier le texte du bail.**
Il est en cours de signature. Utilisez « Annuler la signature », modifiez, puis renvoyez-le.

**Le premier loyer est plus élevé que les autres.**
Les frais de ménage et de dossier sont facturés avec le premier appel de loyer. Le premier et le dernier mois sont aussi calculés au prorata.

**La location n’apparaît pas dans le calendrier.**
« Bloquer le calendrier » est désactivé sur cette location (« Non bloqué (choix) »). Modifiez la location pour l’activer.

**Le locataire n’a pas reçu son appel de loyer automatique.**
Vérifiez dans « Paramètres » que « Les envoyer au locataire » est activé, et que l’e-mail du locataire est renseigné. L’envoi a lieu le matin à 8 h, quelques jours avant l’échéance.

## Pour aller plus loin

- [Contrats et signatures](/guide/contrats-et-signatures) : les contrats de location de vos séjours courts et leurs modèles.
- [Réservations](/guide/reservations#le-contrat-de-location) : générer un contrat depuis la fiche d’un séjour.